결재제도는 업무를 가중시킬 수 있으며 형식적인 절차에 그칠 수 있는 반면, 의사소통의 기회를 확대시키며 구성원들에게 권한을 위임할 수 있는 합법적인 제도라는 측면에서 양날의 검이라고 할 수 있다.
초등학교에서 이루어지는 내부결재 실태를 분석하고 관련된 교원들의 인식과 대응양상을 분석한 논문이 발표돼 주목된다.
서울교대 석사학위논문 「초등학교 내부결재 사례 연구」(서울교대 석사학위논문, 최준열, 2013.8)은 단위학교 한 곳을 선정한 후 참여관찰과 10명의 교원들과의 심층면담을 통해 자료를 수집하고 1년간의 내부결재문서를 분석한 결과를 발표했다.
연구 결과, 내부결재의 의미에 대한 교원들의 반응은 ‘어렵지 않은 것’, ‘팀으로서의 학교를 확인하는 과정’, ‘어른 대접하기’, ‘사전협의가 거의 전부인 과정’의 4가지 인식하는 것으로 나타났다.
내부결재를 하는 이유로는 ‘허락 맡기’, ‘근거 남기기’, ‘알리기’, ‘환기시키기’ 등으로 인식하는 것으로 나타났다.
내부결재의 개선방안으로는 ‘위임전결규정의 실질적인 사용’, ‘학교교육계획에 있는 것은 결재하지 않기’. ‘공람할 것과 메시지로 알릴 것은 구분하기’ 세 가지로 압축할 수 있었다.
논문은 “단위학교에는 각 학교의 특성에 따른 위임전결규정이 마련되어 있으며 이러한 위임전결규정을 실질적으로 적용한다면 나름의 의미가 있을 것이다. 그러나 많은 교원들은 위임전결규정의 실행을 교사 임파워먼트에 초점을 두기보다는 업무간소화 차원에서 이해하는 데 그치는 모습을 보였다”며 “위임전결의 취지에 대해서 바르게 인식하고 실제적으로 적용하기 위해서는 교감이나 부장교사가 전결권을 행사할 수 있는 사안을 결재사안의 중요도에 따라 분류하는 작업이 선행되어야 한다. 이를 단위학교의 위임전결규정으로 구체화시킨 후 명확하게 안내하고 강조하는 절차가 있어야만 위임전결권한이 실질적으로 적용될 수 있을 것이다” 라고 제언했다.
이어 “내부결재의 많은 부분을 차지하는 것은 학교교육계획에 의거한 결재문서들이다. 담당 계원은 매년 계획되어 있는 행사들을 확인하는데, 이 때 전년도 자료를 참고하여 약간의 수정을 거친 후 기안하게 된다”라며 “이미 교육계획을 100쪽 이상 되는 책으로 만들어 놓으나 이는 교육계획을 세운 것을 바깥에 공표하기 위한 목적이 더 큰 작업이며, 실제로 이 책을 지속적으로 참고하는 경우는 많지 않다”고 언급했다.
또한, “업무관리시스템상에서는 결재 후 공람을 하여 모든 교원들이 접속만 하면 쉽게 읽을 수 있다. 하지만 너무나도 많은 공문들로 인하여 정작 필요한 공문을 찾아 읽어보기 위해서는 막대한 시간이 소요되며 그마저도 귀찮은 작업이 되어 버린다” 라며 “전자결재시스템이 도입되면서 공문의 수는 나날이 증가하고 있으며 각 부서의 부장교사들은 조금이라도 관련이 있다고 생각되는 문서들을 전 교원에게 공람시킴으로써 하루만 지나면 수십 건의 공람문서가 쌓여 읽어보는 것 자체가 업무가 되는 상황을 발생시키고 있다”고 지적했다.
함수민 기자
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